BCP対策マニュアルを作ろう!策定のポイントと手順を解説

企業として行っておくべき、災害や事故などへの備えのひとつに「BCP」があります。
BCPを策定するにはいろいろな手法と段階がありますが、「BCP対策マニュアルの作成」もそのなかのひとつです。

ところが、BCP対策マニュアルを作ろうとしても、何を重視すべきか分からない、手順が分からない…ということもあるでしょう。

今回は、BCP対策マニュアルを作成する目的に加えて、策定するうえで覚えておきたいポイントと初歩的な手順を解説します。

BCP対策マニュアル作りの入門編として、ぜひ参考にしてください。

BCP対策マニュアルを作成する3つの目的


BCPを円滑に進めるうえで必要となるのがマニュアルです。
まずは、なぜBCP対策マニュアルを作成するかの目的を確認しておきましょう。

BCP対策マニュアルの主な目的は以下の3つです。

  • 突発的なリスク発生にも冷静に対応するため
  • 実際のBCP実行だけでなく、訓練や教育にも活用するため
  • 情報の蓄積や改善にも活かせる

それぞれの目的を見てみましょう。

BCP対策マニュアルの目的その1:突発的なリスク発生にも冷静に対応するため

災害や事故など、BCPを実行するための要因はいつ発生するか分かりません。

普段からいろいろな備えをしていても、突発的な出来事によって現場が混乱したり、指示が出せなかったりと冷静な判断を欠いてしまうことも少なくないでしょう。

そこで、書面化しているBCP対策マニュアルがあれば、「まずはマニュアル通りに進めれば大丈夫」といったん冷静になれて、迅速かつ適切な行動につながります。

BCP対策マニュアルの目的その2:実際のBCP実行だけでなく、訓練や教育にも活用するため

また、BCPを実行するには企業全体や関係者への周知も必要になります。
教育や研修、訓練も行わなければいけません。

BCP対策マニュアルを作っておけば、手順や重要性、方向性を書面にできるため訓練や教育にも活用できるメリットもあります。

BCP対策マニュアルの目的その3:情報の蓄積や改善にも活かせる

最後に、BCPは策定するだけでなく訓練と改善のサイクルでより良い計画を策定していくことが重要です。

また、災害や事故などのリスク要因も世の中の状況によって多様化し、新しいリスクに立ち向かわなければいけないことも多くなりました。

例えば近年ではサイバーセキュリティに対する攻撃も、事業停止の要因のひとつになりましたので、サイバーテロへの対策など新たなBCP策定が必要となる企業も増えたでしょう。

BCPを改善するときには、今までの情報や対策方法などを蓄積し、さらに新しいものを追加または改定することでより良いBCP策定につながります。

BCPの改善や、今までの情報を蓄積するうえでもBCP対策マニュアルを作っておけば、改善や情報共有に役立つでしょう。

BCP対策マニュアルを作成する4つのポイント

BCP対策マニュアルを作成するうえで、覚えておきたい4つのポイントは以下の通りです。

  • 何への対策マニュアルかを明確にする
  • 優先的なものからの作成を心がける
  • BCPの運用段階を意識しながら作る
  • 内容は具体的に

BCP対策マニュアル作成ポイントその1:何への対策マニュアルかを明確にする

BCPは事業を停止するあらゆる要因に対して行う計画そのものを指します。
一方で、BCP対策マニュアルはリスク要因ごとに対処法が異なるため、別々で作らなければいけません。

何のリスク要因(災害、事故、サイバーテロなど)に対してのマニュアルかを明確にしてから、作成に入りましょう。

BCP対策マニュアル作成ポイントその2:優先的なものからの作成を心がける

またBCPは策定したあと、教育、訓練、それから改善のサイクルでどんどん良い物にしていくのが前提となります。

BCP対策マニュアルを作成するときにも最初から100%のものを目指すのではなく、リスク要因や事業に優先順位をつけて重要なものから作成していくとスムーズです。

リスク要因は、災害や事故、サイバーテロなど一番起きる確率が高く、事業に深刻な影響を与えるものを選びます。
事業は企業の中核となっている事業を選んで最初のBCP対策マニュアルを作成しましょう。

BCP対策マニュアル作成ポイントその3:BCPの運用段階を意識しながら作る

災害や事故などが発生し、BCPを実際に運用するときは、状況の把握、事業の代替や移行、被害の復旧…といった段階を踏んで行きます。

マニュアルは、このBCP実行フェーズに沿ったものを作成すると、訓練から実際の運用までスムーズに活用できます。

BCP対策マニュアル作成ポイントその4:内容は具体的に

最後に、マニュアルで重要なのが内容の具体性です。
抽象的な表現ではすぐに内容が伝わらないので必ず具体的な行動や指示を記載しておきましょう。

具体的な行動や指示の書いてあるBCP対策マニュアルなら、緊急時にも何をすべきかがすぐに分かるため、迅速な行動にもつながります。

今日からできるBCP対策マニュアル作成手順

これから初めてBCP対策マニュアルを作成したい人向けの、いちばん簡単なBCP対策マニュアル作成手順を紹介します。

基本的な作成手順にのみ触れていますので、「BCP対策マニュアルを作りたいけれども、何からやれば分からない」という人も、ぜひ参考にしてください。

BCP対策マニュアルの基本的な作成手順は以下の通りです。

  1. BCPの基本指針(最優先の事業と何のリスクに対してか)を記述
  2. 事前対策の洗い出し
  3. 事業運用対策の洗い出し
  4. 緊急時の担当責任者の選定(最低限)

それぞれの手順について見てみましょう

BCP対策マニュアル作成手順その1:BCPの基本指針(最優先の事業と何のリスクに対してか)を記述

まずは、BCP対策マニュアルの基本指針を決め、記述します。
基本指針とは、BCP対策マニュアルが何の目的で作られたものなのかを明確にする部分です。

目的としては、従業員や関係者の命を守るもの、企業の事業を停止しないもの、停止となった場合は一刻も早い復旧を目指すもの…と多岐にわたりますが、いずれも優先順位をつけて明記しておきます。

その後、停止を防ぐために最優先する事業と、何のリスクに対するBCP対策マニュアルかを記載しておきます。

事業が複数ある場合は、まず中核となっている事業を最優先として、リスクに対しては一番起きる可能性が高く、かつ事業に深刻な影響を与える可能性が高いものをそれぞれ選び、優先的にBCP対策マニュアル作りをおこないましょう。

BCP対策マニュアル作成手順その2:事業運用対策の洗い出し

優先する事業を選定したら、その事業を停止せず、または停止してもできるだけ早く復旧するための事業運営対策を洗い出し、書き出します。

例えば、製造業なら工場停止を踏まえて代替施設をおさえておく、あらかじめコストを考えつつある程度の在庫を蓄えておく、などです。

ライフラインが断絶した場合は、非常電源の準備、従業員の安全確保や安否確認、非常時に自宅待機になった場合に自宅でも業務がすすめられるように、クラウドシステムや連絡ツールの導入などのテレワークシステムを整備しておく、などが該当します。

いずれも、最初からすべての事業運用対策を記載するのは難しいため、ごく基本的かつ簡単な対策のみを記述しておけば問題ありません。

BCP対策マニュアル作成手順その3:緊急時の担当責任者の選定

実際にBCP対策のマニュアルを作ったあとは、訓練や教育を行って改善点のフィードバックや、マニュアルの保守点検も行う必要があります。

また、実際のBCPを運用するときは企業や事業所全体で行いますが、BCPの運用を先立って行う組織づくりも必要です。

BCPに関する組織や担当者を選定しておきますが、最初は最低限の担当責任者(2~3名)のみで問題ありません。
BCPの改善と同じく、対策マニュアルの内容を見直すことで担当責任者や組織もそれに応じて選定や増加を行いましょう。

BCP対策マニュアル作成手順その4:外部のツールやサービスを活用しよう

BCP対策マニュアルは、まずは基本的な骨子のみを無理のない範囲で作ることが最初の一歩となります。

とはいえ、マニュアル作成の経験がない人や、どの項目から作ればいいか分からない人も多いでしょう。

BCPの策定は法律で義務化されているわけではありませんが、災害大国の日本企業としては、社会的責任としてBCPを策定すべき、という風潮も高まっています。

これを受けて、BCP対策マニュアル作成のためのいろいろなサポートも誕生しました。

ひとつが、BCP対策マニュアルのひな型です。
あらかじめ用意されているひな型を使えば、項目に沿って記入を行い、基本的なBCP対策マニュアル作成がスムーズに進みます。

BCP対策マニュアルのひな型は、公的なサイトから民間のサイトまでいろいろなサイトで公開されています。
代表的な農林水産省のひな型を紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

参考:農林水産省 事業継続計画(BCP)策定セミナー研修資料(事業継続計画書ひな型)

ほかに、BCP対策マニュアル作り~その後の運用までフォローしてくれる公的・民間のサービスも多くありますので、活用するのもBCP対策マニュアル作りにおいて有効です。

BCP対策マニュアルを作ってみよう

BCPの策定のうえでも、BCP対策マニュアル作りは必須となります。
BCPは初めから100%のものを目指すのではなく、策定と改善を繰り返してより良いものへ仕上げていきます。

BCP対策マニュアルも初めからすべてを作成するのではなく、最初は最低限の項目のみで作成してみましょう。
BCPの全体像が書面化できるため、今後の具体的なBCP策定にもつながります

ぜひ今日からBCP対策マニュアル作りを始めて、BCP策定の初めの一歩を踏み出してみましょう。

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